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          龙雨:先担当,后成长

          日期:2013-11-13 来源:《酒觞》第25期 作者:肖玲
          核心提示:什么事情我会习惯性地去找漏洞,反复验证,换位思考利益相关各方的反应,也会跟相关人员沟通听取意见,再结合他们的看法理出平衡方案。平时处理突发,我也不是这桩事情解决了就算了,会想以后再碰到要怎样,然后完善制度。
            

           

          人力行政部 副部长

           

          Q:自您于2011年9月进入继昌茶庄,转眼已是两年了。当时您选择继昌茶庄的理由是什么,之前的职业经历是否可以和大家分享?

          我是民商法学专业的,不过我大学还没毕业,就进入一家英语培训公司做销售了。这份工作是零底薪且无休假,十分具有挑战性。由于父母反对,一年后便来到厦门从事文职类的工作。我觉得我挺好学的,干一行,爱一行,不会只想着做一个文员,公司有什么事情缺人,我都很乐意顶上去。那在橱柜公司的时候,我会很积极地去了解工厂板材、价格什么的,比较深刻地认识到品牌的重要性。我很想从事品牌方面的工作,但由于福建本地的橱柜厂很少,有做也都是加盟店,感觉建材行业的发展平台有限。结婚生小孩后,我看茶业正在走建材、鞋服的那条路,便进入了茶行业。

          在茶行业摸爬了两年,一直负责招商及门店运营工作,但为了尽快适应这个行业,空闲时间,我都会去公司的门店帮忙,学习泡茶、门店接待、洗茶具等,还会经常去同行的门店蹭茶喝,深入了解这个行业。然后我发现别看茶叶公司那么多门店,好像挺风光的,其实很多茶叶公司撑得很辛苦的。做茶叶有品牌又有资金的并不多。当时正好看到继昌茶庄的招聘信息,说需要有法学基础又有茶业经验的总经理助理,我想这不就是我么?通过深入了解,我觉得继昌茶庄这个老字号品牌非常不错,关键还有泉龙这个强大的后台,又有泉龙酒业的渠道可以嫁接,公司应该是可以持续发展的,便面试进来了。

          Q:在继昌茶庄的一年里您主要负责什么?

          我的岗位是总经理助理,按照当时的组织构架,除行政、财务不过问,其他事项需要协助总经理去完成。那时正赶上继昌茶庄外请广告公司进行品牌资源整合,那我在继昌茶庄产品研发、定价、包装设计上,都花了很多心思。加上在茶行业多少有些朋友了,在推荐人才、快速组建团队方面,也算贡献了绵薄之力。后来随着继昌茶厂品牌体系的确立,翌年四月我开始和当时的泉龙酒业销售五部一起跑市场做拜访,开发大客户。8月份人事变动,我便调到总部来了。

          Q:从二级公司调到总部负责行政工作,中间似乎还有一个过渡期?

          公司把我调到总部,原来的储备方向是管理茶业资产。当时没有明确的职务,我也没确认。因为很多东西要不来,合适了领导自然会给你,而且我一直以来的工作理念是“先担当,后成长”,能在总部这样一个更大的平台开展工作,我的干劲更足。

          后来,领导可能觉得我的待人接物也适合做行政,而当时人力行政中心又缺一个分管行政的负责人,就安排我承担起人力行政中心副总监的责任。说起来我当时挺高兴的,虽然想到泉龙远程管理较多,心里也不是很有底,但我还是先担当下来,不断了解和学习。

          Q:人常说新官上任三把火,走马上任后您开展了哪些工作?

          由于之前并没有很正式的行政工作经历,公司的很多情况也都还不熟悉,我没有进行大刀阔斧的改革,而是一边做力所能及的,一边了解泉龙。我想我们这种销售型的企业,花钱不怕,怕的是指缝中溜走的。我以前房地产的老领导举过一个很生动的例子:花5000块钱请吃一顿饭,看起来是贵,但你若知道它可以帮我赚回5万,就会觉得它其实不多。但若一个东西花了5块钱,你却什么都没得到,它就显得多了。

          所以我接手工作后的第一步,是梳理闲置资源,看什么钱平时没有注意到的,先止血。像快递到付费用、座机没用也在交的月租,日常行政采购等,这些看起来小,但你关注一下,可以省不少。然后抓办公室氛围、着装、卫生等,将制度设计得更人性化一些,该紧的紧,该松的松。

          逐步熟悉情况后,我发现员工垫资的情况很严重,特别是由于办事处多,他们多多少少都要先承担办事处房租、水电的支付。这个钱公司是一分没少花,但对内对外都产生了负面影响——一边是员工抱怨负担重,一边是因为时有支付不及时,房东对企业颇有微词。另外,房租合同签得比较随意,不少存有很大的法律风险。综合各方因素后,我们重新规范了租房合同,出台了一个相对公平但有利于我们的范本,让各区域与房东重新签约。这样一来,员工减轻了负担,房东也能按时按量收到房租。

          Q:后勤服务与员工日常工作息息相关,房租管理的改善确实让销售人员松了口气。不知在车辆管理的优化上,是一个什么情况?

          车辆管理是行政工作的一大板块,需要专业知识,相对复杂。以前我们公司有车队长,我也没花太大精力,车队长离职后,车辆管理才成为我的工作重心之一。我觉得,管车跟管人一样,要知道车有多少,在哪里,是谁在用,标准是什么。而我介入后发现,公司成立的这十多年,不成文的行政特例真的非常多,最大的感觉的就是缺标准。比如说油费,同样是主管,区域都差不多大,但油补差额曾经有相差600元的。

          所以车辆的管理我着重于标准、流程的建立,这样大家都有据可依。不过要统一标准,不可避免地就会有人的利益受到影响。行政作为企业与员工之间的润滑剂,要考虑员工会不会满意,企业能不能承担,以及这之间如何平衡。在这些方面,我们部门是花了很多心思的,油费标准也是碰了几次壁,直到今年9月份才正式通过。现在有人要车辆挂靠,看职务和区域就行了,个别人有点意见,是意料之中,可控。我个人感觉比较满意。

          只是,车辆还有一个维护的问题未能解决。这个比油费更为复杂。虽然初稿已经理出来了,但还在慎重考虑中。

          Q:前阵子看到你们去二级公司着手行政费用审计了,这一块推进情况如何?

          这个我要说大实话了,审计的情况一言以蔽之,就是公司的制度形同虚设。二级公司的行政费用、报销很少事前审批,或者申请500元花1000元也给核销。目前我们对基本制度作了修订,加强了二级公司客情费用、大宗物品采购的事前审批,但配合度高的公司不多,泉达诚和君威两个子公司较好点,《酒觞》上表扬一下。

          其实事前审计不是一种制约,而是一项行政服务。我们知道二级公司是利润导向的,执行经理销售在行,行政未必专业,而我们相关经验丰富,可以给出更好的建议参考,节省开销,增加利润。

          目前人力行政部是兼具双重身份,她既是总部的人力行政部,要负责全系统的宏观管理,也是泉龙酒业的人力行政部。而泉龙酒业也比较特别,它是泉龙的前身,公司大部分的人力、物力都花在上面,我的主要心力也都在那里。但它作为我司旗下的一个分公司,跟其他二级公司又没有什么区别,站在总部的高度,我必须要做到一碗水端平。这其实对我的要求更高,因为我要各二级公司怎样控制费用,同时也在要求我自己。

          这里呼吁二级公司要更好地贯彻公司的政策,我部将加强制度的跟踪监管,也会要求财务加强把关。希望相关部门都加强修炼内功。

          Q:自今年6月份接手员工日报表的抽检,您似乎也介入了人力方面的工作?

          嗯,行政工作有一定眉目的时候,基层员工的管理也开始介入了。

          日报表抽查的目的,是为了让各个销售管理人员关注员工的工作动态。而这个简单的抽查工作也远比想象的更有技术性,必须对公司的组织构架及销售人员分布于作业方式充分了解。我也是边抽查边摸索,一边是督促销售管理人员关注员工动态,另一方面也是我们人力行政部门了解基层员工动态的一个有效工具。书面的东西能够从另一方面反应我们员工的专业度与职业素养。

          Q:如果要用一个成语,您会怎么评价自己?

          闵总对我的评价是外圆内方,看起来随和,但原则性很强。不要看我平时笑嘻嘻的,跟我的人都知道我的要求很高很细、精益求精的。一旦我认定的原则性问题,是绝对不会让步及差别对待的。

          我想可能是法学专业的关系,什么事情我会习惯性地去找漏洞,反复验证,换位思考利益相关各方的反应,也会跟相关人员沟通听取意见,再结合他们的看法理出平衡方案。平时处理突发,我也不是这桩事情解决了就算了,会想以后再碰到要怎样,然后完善制度。

          Q:您怎么评价自己的管理风格?

          我和陈前勇总助虽然性格不同,思考方向也多有不同,但由于双方都比较职业化,配合得还不错。其实人只要在做管理,就不应该有性格了,要从职业的角度出发。于我而言,工作上是没有喜怒哀乐的,工作就是工作——发现问题,解决问题。

          部门的员工,我知道他们有压力,工作中我会注意宣导,工作上的收获是自己的收获,我的初衷是为了让他们的职业素养更高,工作习惯更加良好。日常也会用yes&but法则,先肯定他们的工作态度与成果,再提出修改意见,促进他们工作绩效的提升。

          另外,我觉得作为部门长,一定要敢担当。员工犯了错,不是员工的错,因为员工是听了你的指令去执行的,或是自己疏于检查而导致员工犯错。出了问题,一定要敢于承担责任。

          Q:作为当前公司为数不多的女性管理者之一,您家庭与工作的关系似乎也处理得不错?

          这要感谢家里人的支持,婆婆帮我带孩子,没有后顾之忧,老公又理解支持我。另外,长期以来,我也养成一个良好的习惯,就是绝不把工作的情绪和问题带回家。

          其实,这里面的角色切换非常重要。人的一生就是不停的扮演角色,回到家里,我的角色是妻子,是母亲。在家里,我也会撒娇,也会耍赖偷懒,拖鞋、T恤是我的最爱,绝对是一副大家都想不到的样子。

          我觉得女性一定要独立。我所说的独立,是经济上的独立,我并不赞成女人像个超人一样,什么事情都要自己来。女人可以不要很有钱,但是一定要有一份能够养活自己的收入,能够给自己买一些喜欢的东西,为自己的孩子买一堆的玩具,高兴的时候还可以送老公一件礼物,偶尔与朋友聚会一下。经济独立了,人格就独立了,这样的女人才是可爱的。

          Q:您是如何看待企业与个人的关系的?

          我觉得是唇亡齿寒。我融入公司算比较快的,虽然进入公司的时间不久,但跟各个部门同事的关系都还不错。不过前阵子和高管们聊天,大家都感觉现在的泉龙人对企业的感情较为淡薄了。接下来我会尽量加强企业文化方面的建设,倡导工作生活化——企业是员工实现自我目标的平台,而平台需要大家共同用心去搭建,将她看作是你生活的一部分,用心经营,平台大了,机会多了,大家的发展就大了,这个才是良性的关系。

           

           


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